Excel Cho Dân Văn Phòng: Tối Ưu Hóa Công Việc Với Các Hàm

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính phổ biến được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ học tập, văn phòng đến kinh doanh,... Một trong những tính năng mạnh mẽ của Excel là hệ thống hàm đa dạng, giúp người dùng thực hiện các thao tác tính toán, phân tích dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác. Dưới đây là “list” các hàm tính toán trong Excel mà bạn không nên bỏ lỡ!

• Tăng Hiệu Suất Công Việc Nhờ Kỹ Năng Sử Dụng Hàm INDEX
• Bí Kíp Chinh Phục Hàm SUMIF Trong Excel - Tính Toán Nhanh Chóng, Hiệu Quả
• 3 Cách Đơn Giản Để Cố Định Dòng Trong Excel

1. Các hàm trong Excel về tính toán cơ bản

  1.1. Hàm SUM

• Các hàm trong Excel bao gồm SUM, hàm SUM dùng để tính tổng của một tập hợp các số.

• Cú pháp: =SUM(number1, (number2), ...)

• Ví dụ: =SUM(B2:B5) tính tổng của các giá trị từ ô B2 đến B5.

Hàm tính tổng SUM

  1.2. Hàm MIN/MAX

• Hàm MIN trả về giá trị nhỏ nhất trong một tập hợp các số, trong khi hàm MAX trả về giá trị lớn nhất.

• Cú pháp: =MIN(number1, (number2), ...) hoặc =MAX(number1, (number2), ...)

• Ví dụ: =MIN(B2:B5) trả về giá trị nhỏ nhất trong các ô từ B2 đến B5.

Các hàm trong Excel bao gồm MIN/MAX

  1.3. Hàm COUNT/COUNTA

• Hàm COUNT đếm số lượng các ô chứa giá trị số trong một phạm vi, trong khi hàm COUNTA đếm số lượng các ô không rỗng trong một phạm vi.

• Cú pháp: =COUNT(value1, (value2), ...) hoặc =COUNTA(value1, (value2), ...)

• Ví dụ: =COUNT(B2:B5) đếm số lượng ô có giá trị số từ B2 đến B5.

Hàm đếm COUNT

  1.4. Hàm AVERAGE

• Hàm AVERAGE tính trung bình của các số trong một tập hợp.

• Cú pháp: =AVERAGE(number1, (number2), ...)

• Ví dụ: =AVERAGE(B2:B5) tính trung bình của các giá trị từ B2 đến B5.

Hàm trung bình AVERAGE

  1.5. Hàm PRODUCT

• Hàm PRODUCT tính tích của các số trong một tập hợp.

• Cú pháp: =PRODUCT(number1, (number2), ...)

• Ví dụ: =PRODUCT(B1:B5) tính tích của các giá trị từ B2 đến B5.

Hàm PRODUCT

  1.6. Hàm NETWORKDAYS

• Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc giữa hai ngày cụ thể, loại bỏ các ngày cuối tuần và ngày nghỉ.

• Cú pháp: =NETWORKDAYS(start_date, end_date, (holidays))

• Tham số:

  • start_date: Ngày bắt đầu.

  • end_date: Ngày kết thúc.

  • (holidays): Một tập hợp tùy chọn các ngày nghỉ.

• Ví dụ: =NETWORKDAYS(A1, A2) tính số ngày làm việc giữa ngày A1 và A2, loại bỏ các ngày cuối tuần và ngày nghỉ.

Hàm NETWORKDAYS

2. Các hàm trong Excel về điều kiện logic

  2.1. Hàm IF

• Hàm IF thực hiện một phép kiểm tra logic dựa trên một điều kiện được chỉ định và trả về một giá trị nếu điều kiện đúng và một giá trị khác nếu điều kiện sai.

• Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, (value_if_false))

• Tham số:

  • logical_test: Một biểu thức hoặc giá trị logic mà bạn muốn kiểm tra.

  • value_if_true: Giá trị trả về nếu logical_test đúng.

  • (value_if_false): (Tùy chọn) Giá trị trả về nếu logical_test sai.

• Ví dụ: =IF(A1>10, "Lớn hơn 10", "Nhỏ hơn hoặc bằng 10") sẽ trả về "Lớn hơn 10" nếu giá trị trong ô A1 lớn hơn 10, ngược lại sẽ trả về "Nhỏ hơn hoặc bằng 10".

Ví dụ về hàm IF

  2.2. Hàm SUMIF

• Hàm SUMIF tính tổng của các ô trong một phạm vi dựa trên một điều kiện.

• Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, (sum_range))

• Tham số:

  • range: Phạm vi chứa các ô mà bạn muốn kiểm tra.

  • criteria: Điều kiện mà các ô trong phạm vi sẽ được kiểm tra.

  • (sum_range): (Tùy chọn) Phạm vi chứa các số bạn muốn tính tổng.

• Ví dụ: =SUMIF(A1:A5, ">10") tính tổng các giá trị trong phạm vi từ A1 đến A5 mà lớn hơn 10.

Hàm SUMIF

  2.3. Hàm COUNTIF

• Hàm COUNTIF đếm số lượng các ô trong một phạm vi dựa trên một điều kiện.

• Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)

• Tham số:

  • range: Phạm vi chứa các ô mà bạn muốn kiểm tra.

  • criteria: Điều kiện mà các ô trong phạm vi sẽ được kiểm tra.

• Ví dụ: =COUNTIF(A1:A5, ">10") đếm số lượng giá trị trong phạm vi từ A1 đến A5 mà lớn hơn 10.

Hàm COUNTIF

  2.4. Hàm AND

• Hàm AND kiểm tra nhiều điều kiện và trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện đều đúng, ngược lại sẽ trả về FALSE.

• Cú pháp: =AND(condition1, (condition2), ...)

• Ví dụ: =AND(A1>10, B1="Yes") trả về TRUE nếu giá trị trong ô A1 lớn hơn 10 và giá trị trong ô B1 là "Yes".

Hàm AND

  2.5. Hàm OR

• Hàm OR kiểm tra nhiều điều kiện và trả về TRUE nếu ít nhất một điều kiện đúng, ngược lại trả về FALSE.

• Cú pháp: =OR(condition1, (condition2), ...)

• Ví dụ: =OR(A1>10, B1="Yes") trả về TRUE nếu giá trị trong ô A1 lớn hơn 10 hoặc giá trị trong ô B1 là "Yes".

Hàm OR

3. Các hàm sử dụng cho văn bản đơn giản trong Excel 

  3.1. Hàm LEFT/RIGHT/MID

• Hàm LEFT trích xuất một số ký tự bên trái từ một chuỗi văn bản; RIGHT bên phải và MID là trích xuất một số ký tự từ một vị trí bắt đầu đã chỉ định.

• Cú pháp: =LEFT(text, (num_chars))

• Tham số:

  • text: Chuỗi văn bản bạn muốn trích xuất ký tự từ.

  • (num_chars): (Tùy chọn) Số ký tự bạn muốn trích xuất từ bên trái của chuỗi. Nếu bỏ qua, mặc định sẽ là 1.

• Ví dụ: =LEFT("Excel", 3) sẽ trả về "Exc".

Hàm LEFT lấy ký tự từ bên trái sang

  3.2. Hàm CONCAT

• Hàm CONCAT dùng để nối các chuỗi văn bản hoặc giá trị số thành một chuỗi duy nhất.

• Cú pháp: =CONCAT(text1, (text2), ...)

• Ví dụ: =CONCAT("Mua đồ công nghệ tại ", "MemoryZone") sẽ trả về "Mua đồ công nghệ tại MemoryZone".

Hàm CONCAT để kết nối chuỗi văn bản

  3.3. Hàm LEN

• Hàm LEN trả về số ký tự trong một chuỗi văn bản.

• Cú pháp: =LEN(text)

• Tham số:

  • text: Chuỗi văn bản mà bạn muốn đếm số ký tự.

• Ví dụ: =LEN("Excel") sẽ trả về 5, vì chuỗi "Excel" có 5 ký tự.

4. Các hàm về ngày tháng cơ bản

  4.1. Hàm NOW

• Các hàm trong Excel về ngày tháng cơ bản bao gồm NOW và DATE. Hàm NOW trả về ngày và giờ hiện tại.

• Cú pháp: =NOW()

• Ví dụ: =NOW() sẽ trả về ngày và giờ hiện tại.

Mời bạn tham khảo các mẫu laptop mỏng nhẹ, sang trọng tặng kèm Office bản quyền:

 

  4.2. Hàm DATE

• Hàm DATE sẽ trả về một ngày dựa trên các giá trị ngày, tháng và năm được chỉ định.

• Cú pháp: =DATE(year, month, day)

• Tham số:

  • year: Năm của ngày bạn muốn tạo.

  • month: Tháng của ngày bạn muốn tạo.

  • day: Ngày của ngày bạn muốn tạo.

• Ví dụ: =DATE(2024, 4, 28) sẽ trả về ngày 28/04/2024.

Hàm DATE trả về ngày, tháng, năm được chỉ định

 

5. Các hàm trong Excel về tra cứu dữ liệu cơ bản

Để tra cứu dữ liệu cơ bản, bạn có thể sử dụng các hàm trong Excel như: hàm INDEX, VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH. 

  5.1. Hàm INDEX

• Hàm INDEX trả về giá trị của một ô trong một phạm vi dựa trên số hàng và số cột chỉ định.

• Cú pháp: =INDEX(array, row_num, (column_num))

• Tham số:

  • array: Phạm vi dữ liệu bạn muốn tra cứu.

  • row_num: Số hàng trong phạm vi bạn muốn lấy giá trị.

  • column_num: (Tùy chọn) Số cột trong phạm vi bạn muốn lấy giá trị. Nếu bỏ qua, mặc định sẽ là số hàng.

• Ví dụ: =INDEX(A2:B5; 3; 2) sẽ trả về giá trị của ô ở hàng 3, cột 2 trong phạm vi A2:B5.

Ví dụ về hàm INDEX

  5.2. Hàm VLOOKUP

• Hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của một phạm vi và trả về giá trị ở cùng hàng trong một cột chỉ định.

• Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, (range_lookup))

• Tham số:

  • lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm.

  • table_array: Phạm vi dữ liệu bạn muốn tra cứu.

  • col_index_num: Số cột trong phạm vi bạn muốn trả về giá trị.

  • range_lookup: (Tùy chọn) TRUE để tìm kiếm gần giá trị khớp nhất; FALSE để tìm kiếm giá trị chính xác. Nếu bỏ qua, mặc định sẽ là TRUE.

• Ví dụ: =VLOOKUP("B";A2:B5; 2; FALSE) sẽ tìm kiếm "B" trong cột A2:B5 và trả về giá trị ở cùng hàng trong cột B.

Hàm VLOOKUP

  5.3. Hàm HLOOKUP

• Hàm HLOOKUP tìm kiếm giá trị trong hàng đầu tiên của một phạm vi và trả về giá trị ở cùng cột trong một hàng chỉ định.

• Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, (range_lookup))

• Tham số:

  • lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm.

  • table_array: Phạm vi dữ liệu bạn muốn tra cứu.

  • row_index_num: Số hàng trong phạm vi bạn muốn trả về giá trị.

  • range_lookup: (Tùy chọn) TRUE để tìm kiếm gần giá trị khớp nhất; FALSE để tìm kiếm giá trị chính xác. Nếu bỏ qua, mặc định sẽ là TRUE.

• Ví dụ: =HLOOKUP("apple", A1:B10, 2, FALSE) sẽ tìm kiếm "apple" trong hàng 1 và trả về giá trị ở cùng cột trong hàng 2.

Hàm HLOOKUP

  5.4. Hàm MATCH

• Hàm MATCH dùng để tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi và trả về vị trí của chúng trong phạm vi đó.

• Cú pháp: =MATCH(lookup_value, lookup_array, (match_type))

• Tham số:

  • lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm.

  • lookup_array: Phạm vi bạn muốn tìm kiếm.

  • match_type: (Tùy chọn) 1 để tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tìm kiếm; 0 để tìm giá trị chính xác; -1 để tìm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng giá trị tìm kiếm. Nếu bỏ qua, mặc định sẽ là 1.

• Ví dụ: =MATCH("apple", A1:A10, 0) sẽ tìm kiếm "apple" trong cột A và trả về vị trí của nó.

Hàm MATCH

6. Kết luận

Có thể nói, các hàm trong Excel giúp người dùng khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm này. Nắm vững cách sử dụng các hàm Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và đưa ra những quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu thực tế. MemoryZone hy vọng rằng bài viết trên sẽ hữu ích với bạn, đừng quên chia sẻ đến người thân, bạn bè để cùng “làm chủ” Excel nhé!