Trello: Bí Quyết Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Cho Cá Nhân & Nhóm

Khánh Hạ

Thứ Năm, 18/07/2024

Nội dung bài viết

Trello là gì? Trello là ứng dụng quản lý dự án trực quan hóa quy trình và theo dõi tiến độ công việc. Ứng dụng này được đánh giá cao bởi tính đơn giản, trực quan và dễ sử dụng, phù hợp với nhiều đối tượng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Tham khảo bài viết dưới đây để biết lý do vì sao Trello lại là công cụ đắc lực cho mọi người dùng nhé!

1. Ứng dụng Trello là gì?

Trello là một trong những công cụ quản lý dự án và cộng tác trực tuyến quá đỗi quen thuộc với dân Marketing, giúp các nhóm làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Trello sử dụng hệ thống bảng, danh sách và thẻ để tổ chức dự án và nhiệm vụ, giúp cho việc theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc trở nên dễ dàng.

Điểm nổi bật của Trello phải kể đến như:

Giao diện trực quan: Trello sử dụng hệ thống bảng, danh sách và thẻ giúp dễ dàng hình dung tiến trình dự án, theo dõi tổng thể.
Tính linh hoạt: Trello có thể được sử dụng cho nhiều loại dự án khác nhau, từ cá nhân đến dự án lớn của doanh nghiệp
Dễ sử dụng: Trello rất dễ tiếp cận và sử dụng, ngay cả với những người mới bắt đầu. Cùng với đó, người dùng có thể tùy chỉnh dễ dàng để phù hợp với nhu cầu của từng nhóm hay cá nhân.
Hợp tác: Trello cho phép nhiều người cùng làm việc, thao tác trên dự án cùng lúc.
Miễn phí: Trello có phiên bản miễn phí với đầy đủ tính năng, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng.

trello

Trello là ứng dụng quản lý dự án cho doanh nghiệp

2. Nguyên lý hoạt động của Trello

Trello hoạt động dựa trên nguyên lý của phương pháp Kanban – một phương pháp quản lý công việc có nguồn gốc từ Nhật Bản. Phương pháp này được thiết kế đơn giản bằng cách sử dụng bảng trắng cùng các tờ giấy màu để mô tả và quản lý quá trình làm việc.

Ban đầu, phương pháp Kanban được phát triển bởi Toyota nhằm cải thiện quy trình sản xuất, tập trung vào việc trực quan hóa, tối ưu hóa luồng công việc và giới hạn số lượng công việc đang thực hiện. Trello khéo léo áp dụng những nguyên tắc này thông qua việc sử dụng các bảng (boards), danh sách (lists) và thẻ (cards).

Mời bạn khám phá thêm các mẫu chuột công thái học chính hãng, giá tốt, nâng cao hiệu suất công việc:

3. Các thành phần cơ bản trong Trello

Trong Trello, bảng đại diện cho toàn bộ dự án, danh sách tượng trưng cho các giai đoạn hoặc trạng thái khác nhau của công việc và thẻ đại diện cho nhiệm vụ cụ thể. Người dùng có thể dễ dàng kéo thả thẻ từ danh sách này sang danh sách khác, thể hiện tiến độ công việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

Trello cung cấp ba thành phần chính để tổ chức và quản lý công việc hiệu quả:

Bảng (Boards):

Là không gian làm việc chính trong Trello, dùng để chứa các dự án hoặc mục tiêu cụ thể.
Mỗi bảng có thể chứa nhiều danh sách và thẻ để phân chia và sắp xếp công việc theo nhu cầu.
Bạn có thể tạo nhiều bảng cho từng dự án khác nhau để dễ dàng quản lý các đầu việc cùng lúc.

ứng dụng trello

Bảng là không gian làm việc chính trong Trello

Danh sách (Lists):

Là những cột nằm trong bảng, đại diện cho các giai đoạn hoặc bước trong quy trình làm việc.
Mỗi danh sách chứa các thẻ liên quan đến giai đoạn đó.
Ví dụ: bạn có thể có các danh sách như "Đang thực hiện", "Đang chờ duyệt", “Đã hoàn thành" để theo dõi tiến độ công việc.

Thẻ (Cards):

Là đơn vị cơ bản để lưu trữ và quản lý nhiệm vụ trong Trello.
Mỗi thẻ chứa thông tin chi tiết về một nhiệm vụ, bao gồm tiêu đề, mô tả, người được giao, deadline, tệp đính kèm,...
Bạn có thể di chuyển thẻ giữa các danh sách để phản ánh tiến độ công việc và hoàn thành nhiệm vụ.

Ngoài ra, Trello còn cung cấp các tính năng bổ sung để hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả hơn như:

Nhãn (Labels): Dùng để phân loại thẻ theo chủ đề hoặc mức độ ưu tiên.
Ghi chú (Comments): Dùng để trao đổi thông tin và cập nhật tiến độ công việc cho các thành viên trong nhóm.
Tệp đính kèm (Attachments): Dùng để đính kèm tài liệu, hình ảnh hoặc các tệp khác liên quan đến nhiệm vụ.
Hạn chót (Due Dates): Dùng để đặt thời hạn cho các nhiệm vụ và theo dõi tiến độ hoàn thành.
Thành viên (Members): Mời thêm người dùng tham gia vào bảng để cùng nhau cộng tác và hoàn thành dự án.

Trello cung cấp một hệ thống tổ chức và quản lý công việc trực quan, linh hoạt và hiệu quả. Ngoài ra, Trello còn có nhiều tiện ích mở rộng, cung cấp thêm các phím tắt và tính năng mới cho người dùng.

4. Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Trello

Nếu chưa từng làm quen với Trello, bạn có thể tham khảo một số thao tác cơ bản bên dưới:

4.1. Tạo bảng trong Trello

Để tạo bảng, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Trello. Tại mục Bảng cá nhân, bạn nhấp vào hộp có nội dung "Tạo bảng đầu tiên của bạn".

trello

Chọn vào tạo bảng

Bước 2: Tiếp đến, bạn đặt tiêu đề cho bảng, chọn màu nền hoặc mẫu theo sở thích cá nhân.
Bước 3: Bạn có thể chia sẻ quyền truy cập vào bảng một cách công khai, theo nhóm hay chỉ sử dụng mục đích cá nhân.

Chọn chia sẻ quyền xem bảng

Chọn chia sẻ quyền xem bảng

4.2. Tạo nhóm trong Trello

Tạo nhóm trong Trello giúp bạn làm việc cùng đồng nghiệp một cách dễ dàng, theo dõi tiến trình dự án hiệu quả. Để tạo nhóm trong Trello, bạn làm như sau:

Bước 1: Bạn vào Trello và mở lên bảng đã tạo sẵn trước đó.
Bước 2: Nhập vào địa chỉ email hoặc người dùng Trello để gửi lời mời đến họ.

trello

Gửi lời mời bạn bè cùng tham gia nhóm

4.3. Tạo danh sách trong Trello

Bước 1: Vào bảng cần tạo danh sách mới, sau đó nhấn vào “Thêm danh sách” ở bên phải danh sách hiện có.
Bước 2: Đặt tên cho danh sách và nhấp vào "Thêm danh sách" để hoàn thành.

Thêm danh sách để hoàn tất

Thêm danh sách để hoàn tất

4.3. Tạo thẻ trong Trello

Ở cuối danh sách của bạn, nhấp vào "Thêm thẻ" → Nhập tiêu đề cho thẻ và chọn "Thêm thẻ". Khi nhấp vào một thẻ, bạn có thể thêm mô tả, nhận xét, danh sách kiểm tra, nhãn và tệp đính kèm.

Tạo thẻ trong Trello

Tạo thẻ trong Trello

5. Đối tượng nào phù hợp để sử dụng Trello?

Trello là công cụ linh hoạt và dễ sử dụng, giúp cải thiện hiệu quả công việc và làm việc nhóm. Thêm vào đó, Trello cung cấp phiên bản miễn phí với đầy đủ tính năng cho hầu hết nhu cầu sử dụng, giúp bạn dễ dàng bắt đầu mà không cần đầu tư nhiều chi phí.

Đối với cá nhân, Trello giúp quản lý công việc hiệu quả, lập kế hoạch và quản lý thời gian, cũng như ghi chú và thu thập thông tin.
Đối với nhóm, Trello hỗ trợ quản lý dự án, phát triển phần mềm, thiết kế, tiếp thị, bán hàng và giáo dục. Các nhóm có thể theo dõi tiến độ dự án, giao nhiệm vụ và cộng tác dễ dàng.
Đối với doanh nghiệp, Trello giúp quản lý công việc, hỗ trợ khách hàng,...

6. Ưu, nhược điểm của phần mềm Trello

Tất tần tật về ứng dụng Trello là gì cũng như cách sử dụng đã được MemoryZone chia sẻ ở trên. Vậy Trello sở hữu những ưu, nhược điểm như thế nào?

Ưu điểm:

Dễ sử dụng: Ứng dụng Trello có giao diện trực quan, đơn giản, dễ dàng học hỏi và sử dụng ngay cả với người mới bắt đầu.
Theo dõi trực quan: Hệ thống bảng, danh sách và thẻ giúp bạn dễ dàng hình dung tiến độ công việc và hoàn thành dự án.
Linh hoạt: Có thể điều chỉnh để phù hợp với nhiều loại dự án và mục đích sử dụng khác nhau.
Hỗ trợ cộng tác: Giúp các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả, trao đổi thông tin và cập nhật tiến độ dễ dàng.
Miễn phí: Phiên bản miễn phí cung cấp đầy đủ tính năng cho nhu cầu sử dụng cơ bản.
Tích hợp đa dạng: Hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác như Google Drive, Slack, Jira,...

Nhược điểm:

Hạn chế cho dự án lớn: Khả năng quản lý dự án phức tạp với nhiều đầu việc và thành viên có thể gặp hạn chế khi sử dụng phiên bản Trello miễn phí.
Phân cấp quản trị lỏng lẻo: Mọi thành viên trong bảng đều có quyền chỉnh sửa và xóa thông tin, điều này tiềm ẩn nguy cơ lộn xộn và thiếu kiểm soát.
Thiếu tính năng nâng cao: So với các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, Trello thiếu một số tính năng như báo cáo chi tiết, quản lý tài nguyên, lập kế hoạch phức tạp.
Yêu cầu cập nhật thủ công: Người dùng cần cập nhật tiến độ và thông tin dự án một cách thủ công, điều này có thể dẫn đến việc thiếu chính xác nếu không quản lý chặt chẽ.

Trello giúp dễ dàng quản lý và theo dõi dự án

Trello giúp dễ dàng quản lý và theo dõi dự án

7. Tổng kết

Với những ưu điểm vượt trội như giao diện trực quan, dễ sử dụng, tính linh hoạt cao và khả năng cộng tác hiệu quả, Trello đã trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều cá nhân và tổ chức. Bắt đầu sử dụng Trello ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu!

MemoryZone là đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ chính hãng, giá tốt từ nhiều thương hiệu trong và ngoài nước. Với mong muốn mang đến trải nghiệm mua sắm hoàn hảo, sản phẩm thông minh, chất lượng MemoryZone không ngừng cập nhật chính sách cùng nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn cho khách hàng. Hãy đến MemoryZone và trải nghiệm ngay hôm nay!